O scurta analiza post eveniment – SM4S Iasi

Cuvintele de mai jos sunt pentru cei care nu au participat la SM4S Iasi, pentru cei care au participat, pentru cei care ma cunosc si pentru cei care vor sa nu inregistreze minusuri in organizarea unui eveniment.

Am ramas cu o stare de disconfort dupa eveniment si trebuie sa ma destainuiesc caci asa simt. Pornirea asta o am pentru ca am citit feedback-ul Ralucai, participanta la SM4S Iasi.

Multa lume crede ca e floare la ureche sa organizezi un eveniment. Gasesti niste sponsori, chemi cativa speakeri sa vorbeasca si evenimentul e gata. Ei bine, va spun eu: nu-i atat de simplu.

De altfel, fac asta pentru ca admit ca au fost unele minusuri, insa nu toate tin de mine ca organizator, pentru ca nu as fi putut fi cea care sa le faca pe toate, in acelasi timp. Am avut alaturi o echipa, pe care nu cred ca am reusit sa o pun sa-si faca treaba asa cum trebuie. Poate aici a fost greseala mea.

Poate doar daca as fi avut o clona, le-as fi putut face eu pe toate. Insa, da, recunosc, nu m-am clonat la timp deci…imi asum raspunderea ca nu a iesit totul perfect.

social media for students iasi start event

Ma pun in postura participantului si imi dau seama ca:

  • la check in echipa care trebuia sa faca inregistrarile participantilor nu au mai cerut carnetul de student. Motive? Slaba comunicare intre mine si ei, lucru pe care mi-l asum ca fiind din cauza mea.
  • timeline-ul care a fost anuntat pentru eveniment nu a fost respectat, fiecare sesiune decalandu-se cu aproimativ 15 min. Motive? Nu au venit toti participantii la timp. Mi-ar fi placut sa fiu eu cea care ii trezeste pe toti ca sa ajunga pentru check in in timp util, insa nu am avut cum sa fac asta. Bineinteles, au fost si prezentarile speakerilor care au fost un pic mai lungi decat timpul care a fost propus la inceput.

Din perspectiva mea, ca organizator sunt dezamagita de faptul ca au fost participanti care desi stiau care va fi programul evenimentului 8:20- 15:00, nu au tinut cont de acest aspect:

  • cativa participanti au confimat prezenta desi stiau ca au altceva de facut in acest interval orar (mers la facultate pentru restanta la un examen, obtinerea unei adeverinte, etc) ocupand astfel locul unui student care ar fi ramas la tot evenimentul. Daca e sa fim seriosi cand spunem ceva, atunci.. stiu ca restantele se stiau dinainte, pentru ca profesorii nu anunta un examen chiar in ziua in care se desfasoara, nu-i asa?
  • dintre cei care au confirmat prezenta nu toti au respectat intervalul orar dedicat inregistrarii 8:20-9. Am tinut cont ca poate e prea dimineata si am asteptat impreuna cu cei care au ajuns la timp 15 minute, am zis hai sa fie sfertul academic..

De asemenea, mi-as fi dorit ca participantii sa fie mai activi, sa puna intrebari. Toti speakerii au intrebat la finalul prezentarilor daca sunt intrebari, insa nimeni nu a dat niciun semn.

Referitor la sprijinul oferit de asociatiile studentesti, le multumesc, dar sunt sigura ca se putea mai mult. Ma refer aici la  echipa care a fost prezenta la eveniment:

  • ma asteptam ca macar una dintre cele doua echipe sa asigure suportul necesar pe toata durata evenimentului. Faptul ca o parte din echipa a plecat din motive mai mult sau mai putin serioase m-a lasat pe mine descoperita cu anumite taskuri. 
  • persoana care a fost “mana mea dreapta” dimineata pana am ajuns eu de la TVR Iasi a fost putin depasita de situatie. E greu sa incerci sa dai directive prin telefon si apoi sa constati daca au fost sau nu duse la bun sfarsit. Insa cred ca la fel, si aici imi revine mie raspunderea pentru ce s-a petrecut.

Per total eu cred ca e nevoie de mai multa seriozitate, atat din partea organizatorilor (ca echipa) cat si din partea participantilor, ca un eveniment sa nu inregistreze minusuri. Atunci cand exista interes trebuie sa fie unul real, manifestat, nu doar vorbe si atat. 

Asa cum spuneam in articolul precedent, SM4S Iasi fost un eveniment, care pentru mine, intra la categoria evenimentelor care necesitau mai multe resurse, resurse de care trebuia sa ma asigur ca vor fi asa cum trebuie, cand trebuie, lucru pe care zic eu am omis sa il fac, deci imi asum raspunderea.

INVATA asadar din greseala mea:

– am ales sa organizez evenimentul intr-o zi de luni (gandindu-ma ca participantii vor fi foarte ocupati in restul saptamanii cu examenele din sesiunea de restante care incepea). Daca organizezi un eveniment dedicat studentilor, TU nu fa asa! Chiar daca contextul in care te aflii (este sesiune, sesiune de restante, studentii se decazeaza pentru ca s-a terminat anul universitar) te face sa alegi o zi de luni, nu fa greseala sa presupui ca vor veni toti odihniti si dornici dupa un weekend plin. EVITA SA ORGANIZEZI CEVA IN ZIUA DE LUNI!

– am ales sa astept inca 15 minute participantii care au intarziat (gandindu-ma ca ar fi bine sa prinda toti participantii toate prezentarile de la inceput). TU nu fa asa! Chiar daca mai toate evenimentele se caracterizeaza prin intarzieri mai mari sau mai mici, incearca sa nu te incasezi acest minus. Pana la urma oricine intarzie o face pe propria raspundere. NU INTARZIA DESCHIDEREA EVENIMENTULUI. TINE CONT DE CEI CARE SUNT PUNCTUALI!

– am ales sa ma bazez pe niste oameni fara sa ii intreb programul lor (gandindu-ma ca daca s-au oferit cu siguranta isi vor duce taskurile la bun sfarsit). TU nu fa asa! Chiar daca cineva se ofera sa te ajute, pentru ca are intentiile cele mai bune, intreaba-l detalii despre cum te poate ajuta, pentru ce perioada si nu fa greseala sa presupui ca iti va oferi sprijinul de care ai nevoie tu. AFLA DIN TIMP PROGRAMUL ECHIPEI CARE TE VA AJUTA IN ORGANIZAREA EVENIMENTULUI!

– am ales sa las anumite sarcini sa le indeplineasca altcineva (gandindu-ma ca asa as putea castiga timp pentru sesiune, examene si alte proiecte). TU nu fa asa! Chiar daca cineva se arata foarte dispus sa te ajute, nu fa greseala sa crezi ca va face totul perfect. INCEARCA SA NU DELEGI NICIO SARCINA DIN CELE MAI IMPORTANTE!

– am ales sa ma bazez pe niste raspunsuri pana in ultima clipa (gandindu-ma ca discutiile au fost pozitive si nu se va schimba nimic in ultimul moment). TU nu fa asa! Chiar daca cineva iti spune la telefon ca mai mult ca sigur raspunsul va fi unul pozitiv, nu fa greseala sa nu cauti o alternativa, un plan B, care sa acopere nevoia respectiva. NU TE LIMITA LA INTELEGERILE CARE PAR A AVEA O FINALITATE POZITIVA! LASA-TI INTOTDEAUNA O SOLUTIE DE REZERVA! SA NU AI INCREDERE IN SPONSORI PANA NU Te VEZI CU UN CONTRACT SEMNAT!

Poate ar mai fi lucruri pe care le-am invatat acum insa acestea 5 sunt cele care si-au facut vizibila amprenta asupra evenimentului. Atat am avut de spus.

Anca Balaban

2 Comments

  1. Felicitări, Anca! E nevoie de curaj ca să recunoşti că un eveniment nu a mers bine şi e nevoie de o bună capacitate de analiză ca să-i ajuţi pe alţii să nu greşească.

    Până la urmă, orice experienţă în sine ne face mai bine. Trebuie doar să nu băgăm capul în nisip dacă se întâmplă ceva rău şi să ne asumăm mereu răspunderea.

    • Tocmai de-asta am si zis sa fac analiza asta pe blog, poate altii iau aminte la greselile mele si or sa scape de unele. 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.